信息時(shí)代檔案管理中的保密工作
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摘要：檔案涉及著國(guó)家或者是企業(yè)的重要信息，對(duì)其進(jìn)行妥善的保管是極其重要的，在保管過程中要注意做好其中機(jī)密檔案的保密工作。
信息時(shí)代，新技術(shù)給檔案保管帶來(lái)新的策略，簡(jiǎn)便了日常的管理，但是與此同時(shí)也給檔案管理中的保密工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，增加了保密工作的難度。
針對(duì)這種情況，對(duì)信息時(shí)代檔案管理的保密工作進(jìn)行了探討。
關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 保密
檔案管理在過去幾年，有了非�？斓陌l(fā)展，從過去簡(jiǎn)單的紙質(zhì)保管向現(xiàn)代化、數(shù)字化轉(zhuǎn)變。
給檔案管理帶來(lái)了便利，保密工作是檔案工作中非常重要的組成部分，在信息時(shí)代做好檔案的管理工作，已經(jīng)成為了檔案管理者的重點(diǎn)研究課題。
本文通過對(duì)信息時(shí)代，檔案管理遇到的新理由進(jìn)行研究，提高信息時(shí)代檔案管理的保密工作的成效。
一、信息時(shí)代檔案管理的保密工作面對(duì)的新挑戰(zhàn)
1.相關(guān)法律滯后
檔案的保密工作在很多的國(guó)家已經(jīng)通過了相關(guān)的立法進(jìn)行了規(guī)范，但是我國(guó)因?yàn)橄嚓P(guān)的工作起步較晚，現(xiàn)行的法律法規(guī)還非常的滯后。
我國(guó)《保密法》已經(jīng)實(shí)施了很多年，為我國(guó)的檔案管理工作做出了非常突出的貢獻(xiàn)，但是現(xiàn)行的法律法規(guī)體系已經(jīng)很難滿足信息時(shí)代的新要求，很多的法律存在滯后的情況，在檔案的管理過程中給相關(guān)的管理者造成了很多的麻煩，不法分子利用一些法律的漏洞竊取相關(guān)部分的機(jī)密。
2.檔案工作人員保密的意識(shí)不強(qiáng)
不管是從事什么工作，只有在意識(shí)上重視了，才能做好自己的本職工作。
一些檔案的管理人員，在思想上不重視檔案管理的工作，覺得單位的檔案沒有什么實(shí)際的價(jià)值。
還有一些工作的人員認(rèn)為，信息時(shí)代檔案的管理已經(jīng)有很高的保密等級(jí)了，不需要進(jìn)行額外的工作。
有一些檔案管理者是從其他的部門抽調(diào)過來(lái)的，對(duì)相關(guān)的法律不夠熟悉，對(duì)業(yè)務(wù)也不是很擅長(zhǎng)，常常忽視了檔案的保密工作。
一些檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，不重視保密工作的開展，常常只會(huì)用鐵柜把檔案鎖起來(lái)，并且認(rèn)為這樣就可以做好檔案的保存工作。
這些放松警惕的情況，使相關(guān)的檔案管理者對(duì)信息時(shí)代新理由、新挑戰(zhàn)毫無(wú)準(zhǔn)備。
3.相關(guān)的保密技術(shù)落后
科技的迅猛發(fā)展，信息的傳播已經(jīng)從過去的紙質(zhì)傳媒，轉(zhuǎn)變成了通過數(shù)字化進(jìn)行信息的傳播，與此同時(shí)這也給檔案的管理工作帶來(lái)了新的困難。
現(xiàn)代高技術(shù)讓一些不法之徒可以通過更加先進(jìn)和有效的策略竊取相關(guān)的檔案。
我國(guó)檔案信息技術(shù)和設(shè)備技術(shù)相對(duì)落后，很多的部門和企業(yè)沒有一套行之有效的保密措施，很多都是使用過去的老辦法，致使信息與網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力較弱，面對(duì)信息化的新情況，很多檔案的管理者還處于摸索和研究的階段。
二、檔案信息化時(shí)代的管理模式
1.完善電子信息管理檔案保密管理制度
現(xiàn)在很多的企業(yè)和國(guó)家的職能部門，已經(jīng)不使用紙質(zhì)的檔案，改用電子信息檔案，做好電子信息檔案的保管工作是現(xiàn)在工作的重中之重。
相關(guān)的企業(yè)和部門可以根據(jù)本單位的具體情況，結(jié)合國(guó)家的相關(guān)法律，建立起一套行之有效的檔案管理制度，這一類的管理制度應(yīng)該包括以下的幾個(gè)方面：檔案的登記、檔案的傳閱、檔案的借閱和檔案的銷毀。
除此之外還要針對(duì)涉密檔案管理者制定相關(guān)獎(jiǎng)罰制度。
對(duì)于不同檔案的使用和存檔，制定不同層次的審批手續(xù)，在利用檔案為企業(yè)和國(guó)家職能部門創(chuàng)造潛在價(jià)值的同時(shí)，確保不失密、不泄密并且堅(jiān)決的避開檔案的流逝。
國(guó)內(nèi)的相關(guān)工作起步較晚，應(yīng)該在實(shí)踐中進(jìn)行創(chuàng)新，理論結(jié)合實(shí)際，在管理過程中發(fā)現(xiàn)理由，并且針對(duì)這些理由在制度上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，從而確保檔案管理工作真正落到實(shí)處。
2.建立并嚴(yán)格執(zhí)行電子信息檔案查詢使用制度
檔案是企業(yè)國(guó)家職能部門的財(cái)富，檔案具有非常巨大的價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行查閱和使用是對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行開發(fā)的重要手段，信息時(shí)代電子信息檔案保密工作當(dāng)中，建立查詢使用制度是非常重要的一個(gè)方面。
檔案保密工作應(yīng)該做到有章可循。
在檔案的借閱方面應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：①涉密的重要檔案的查閱應(yīng)該得到相關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);②對(duì)于一些涉密等級(jí)相對(duì)較高的檔案，不應(yīng)該進(jìn)行簡(jiǎn)單的拷貝保存，應(yīng)該制定一套更加嚴(yán)格的保密策略;③根據(jù)不同檔案查閱申請(qǐng)者的情況，確定查閱的方式;④對(duì)檔案中的重要內(nèi)容進(jìn)行有效的加密。
⑤對(duì)于不同的管理人員建立不同的權(quán)限，任何管理者對(duì)檔案進(jìn)行的操作都應(yīng)該有所記錄，檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)該和外網(wǎng)分開。
公司或者國(guó)家職能部門應(yīng)該建立一套監(jiān)督的制度，確保保密工作的順利開展。
3.加強(qiáng)檔案管理者得培訓(xùn)
檔案的管理工作和過去相比已經(jīng)有了很大的變化，過去的策略已經(jīng)很難適用于現(xiàn)代的要求，提高檔案管理人員的素質(zhì)迫在眉睫，企業(yè)和國(guó)家的相關(guān)職能部門，應(yīng)該定期的對(duì)檔案保密工作人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，首先要讓這些人員了解現(xiàn)代國(guó)家相關(guān)法律的更新情況，做到知法守法。
其次，要讓檔案管理的相關(guān)人員，能熟練的運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理中運(yùn)用的新策略、新技術(shù)。
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