強化工商檔案管理 服務經(jīng)濟社會發(fā)展論文
隨著經(jīng)濟的不斷進步，如何規(guī)范好工商檔案管理， 以最大程度合理利用好工商檔案的信息資源，對我國社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展起著重要的作用。然而從改革開放以來，我國雖然采用了社會主義市場經(jīng)濟的模式，但是我國還現(xiàn)在還處于摸索階段，制度并不是很完善。 如何完善規(guī)范工商檔案管理，使之能夠滿足我國社會主義市場經(jīng)濟的要求，服務我國的社會經(jīng)濟發(fā)展還是目前有待探究的重要課題。
1. 工商檔案涵義
工商檔案是一種專門的獨立的檔案， 它是工商管理機關對市場經(jīng)濟活動依法進行計劃經(jīng)濟管理的重要依據(jù)和憑證。
2. 工商檔案的特點
2.1工商檔案主要種類
工商檔案主要的種類有：企業(yè)登記檔案、個體工商業(yè)戶登記檔案、商標檔案、經(jīng)濟合同檔案和經(jīng)濟案件檢查檔案五個門類。工商檔案的類型有很多，并且每個類別都有自己的體系， 檔案的 ，都有自己特別的形式。管理工商檔案有一般適用的方法，也有自己獨特的形式[1]。
2.2工商檔案特點
2.2.1 工商檔案的靜態(tài)性
靜態(tài)性主要是指工商檔案管理呈現(xiàn)一種靜止的狀態(tài)，主要有經(jīng)濟糾紛案件檔案和經(jīng)濟合同檔案。經(jīng)濟案件檢查檔案是工商管理部門對各種違法違章經(jīng)濟活動進行查處形成的材料， 包括發(fā)案材料調查取證材料、筆錄材料、結案材料等。這些材料一旦形成，所記載和反映的事物就不再變更。事后調查的主要是原始的材料。這類檔案的用處主要是便于調查原有的資料。
2.2.2工商檔案的動態(tài)性
這是指檔案材料形成以后， 材料的數(shù)字和內容帶要經(jīng)常變更， 呈現(xiàn)一種動態(tài)的變換。這類檔案包括企業(yè)登記檔案、個體工商業(yè)戶登記檔案和商標檔案，這屬于檔案的動態(tài)性。以企業(yè)登記檔案為例， 一個企業(yè)從開業(yè)到結束需要的材料有企業(yè)籌建、開業(yè)、資質驗證、年檢換照、名稱變更、經(jīng)營機制轉變等方面的材料。在營業(yè)期間， 無論是企業(yè)法人和企業(yè)性質的變更， 還是經(jīng)營范圍和經(jīng)營地址的變更等等， 職能部門都必須依據(jù)原有的檔案隨時辦理和記載其變更情況， 離開了這些檔案， 職能部門就無法正常開展工作[2]。這類檔案的利用體現(xiàn)為現(xiàn)行機關從事本職工作提供必備的依據(jù)上。
3.對工商檔案管理形式的探討
因為工商檔案具有靜態(tài)性和動態(tài)性兩個特征，所以管理的時候不能搞一般化，而應該具體問題具體分析，采取“ 統(tǒng)分結合， 以統(tǒng)為主” 的綜合化管理形式。
對于第一種類型的檔案， 因其相同于一般專門檔案， 具有靜態(tài)性的特征， 可以納入綜合檔案室集中統(tǒng)一保管。即： 經(jīng)檢檔案按“ 一案一卷” ， 經(jīng)濟合同檔案按“ 一事一卷” 的原則， 由職能部門整理立卷，逐年度向綜合檔案室移交。綜合檔案室根據(jù)全宗內全部檔案的情況， 統(tǒng)一分類、排列、編號、統(tǒng)計、編目、提供利用等綜合管理。
對于第二種類型的檔案， 因其是職能部門日常工作必備的依據(jù)， 則應由職能部門設專人專柜保管。文件材料整理立卷， 檔案的編號編目， 日常提供利用均由職能部門進行， 綜合檔案室對其進行目錄管理，并負責檔案統(tǒng)計及其它業(yè)務的監(jiān)督指導。如企業(yè)登記檔案， 按誰發(fā)照誰立卷的原則， 由企業(yè)登記部門分籌建企業(yè)、企業(yè)法人登記、無企業(yè)法人的營業(yè)登記和歇業(yè)企業(yè)登記四種類型分別立卷、編號， 建立登記臺帳。編制案卷目錄， 然后根據(jù)企業(yè)的性質， 分別不同類型， 建立企業(yè)分類卡片。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營活動中，企業(yè)登記檔案呈動態(tài)， 應由企業(yè)登記部門設專人專柜延續(xù)保管使用。案卷目錄交綜合檔案室保存一份，以便綜合檔案室對其進行監(jiān)督管理。
企業(yè)歇業(yè)后， 檔案材料由動態(tài)轉化為靜態(tài)， 其保管形式應按靜態(tài)檔案處理， 即將歇業(yè)企業(yè)原有的檔案抽出組卷， 按歇業(yè)登記時間先后。
對兩種管理形式的思考由于主管部門對工商檔案管理形式尚沒有統(tǒng)一的規(guī)范， 其管理形式往往各行其是， 有的強調集中統(tǒng)一管理， 搞一刀切， 要求把機關全部檔案集中于檔案室保管， 其結果， 因有些材料變動頻繁， 給檔案的管理和機關的日常工作造成不便;有的強調使用方便，將檔案材料分散到各個職能部門保管， 使綜合檔案室徒有虛名， 其結果， 違背了綜合管理的原則， 破壞了全宗內檔案的完整性。這兩種管理形式， 都具有一定的片面性，對于工商檔案的管理都是不可取的。
4.工商檔案管理該如何發(fā)揮作用
4.1 完善制度，強化管理
制定工商檔案管理的詳細制度，加強對各個檔案的管理機，分類建立檔案管理室。此外可以建立電子檔案管理，促進工商檔案管理電子化，建立企業(yè)登記電子化的工商管理檔案數(shù)據(jù)庫，完善工商信息。
4.2 提高工商行政管理系統(tǒng)監(jiān)管執(zhí)法和消費維權整體水平
提升服務經(jīng)濟社會發(fā)展效能通過企業(yè)信用分類監(jiān)管檔案、個體工商戶分層類監(jiān)管檔案、商品交易市場分類監(jiān)管檔案的綜合利用，完善12315信息系統(tǒng)、打擊傳銷規(guī)范直銷系統(tǒng)、公平交易執(zhí)法辦案系統(tǒng)，建立上下聯(lián)動、快速反應的綜合指揮調度平臺，形成信息互通、業(yè)務聯(lián)動的市場主體監(jiān)管機制，提升監(jiān)管執(zhí)法、消費維權的整體水平和服務效能[3]。
4.3 轉變管理觀念和方式，將檔案進行系統(tǒng)化分類
轉變我國對于工商檔案管理的管理觀念。經(jīng)濟的發(fā)展帶來了互聯(lián)網(wǎng)的變化，以前紙質的檔案已經(jīng)不能滿足時代的需要電子化的管理已經(jīng)逐步成為主要的管理方式。此外為各級政府提供輔助決策依據(jù)，引進檔案管理專業(yè)人才，建立一個強大的完善的電子數(shù)據(jù)庫供于查閱，建立市場主體現(xiàn)狀、市場發(fā)展預測、市場監(jiān)管趨勢等分析模型，建設工商行政管理數(shù)據(jù)分析輔助決策系統(tǒng)， 為各級領導提供輔助決策依據(jù)， 為社會公眾提供市場預測和消費預測服務。
4.4 完善電子系統(tǒng)及其信息資源，提高服務效率
加強對于工商檔案的管理利用，發(fā)揮檔案的作用，服務社會的經(jīng)濟發(fā)展。可以通過檔案的掃描、排序、系統(tǒng)用戶認證等功能，完善電子檔案查詢系統(tǒng)，提高查詢服務效率，是企業(yè)方便查閱，提供工作效率，完善系統(tǒng)信息資源。
5. 結語
工商檔案的管理是否做好，對我國社會經(jīng)濟的發(fā)展起著一定的作用。完善的工商檔案管理體系可以提高工作效率，節(jié)約時間成本，為企業(yè)提供便利。因此，我認為需順應互聯(lián)網(wǎng)時代的發(fā)展，將檔案進行電子化，并建立一個強大的健全的電子信息系統(tǒng)，提供便捷的服務，促進我國經(jīng)濟的發(fā)展。(作者單位：吉林省公主嶺市工商局)
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