藥品實庫存管理模式的設計與應用
【摘要】本文介紹基于HIS系統(tǒng)的藥品實庫存管理模式，引進條形碼技術，實現(xiàn)藥品實物流與信息電子流的一直，從而達到藥品實庫存管理的目的。
【關鍵詞】 HIS系統(tǒng) 藥品實庫存模式 條形碼 實物流 電子流
1 前言
藥品作為一種特殊的商品，越來越成為今天各級醫(yī)院管理者倍加關注的焦點。從藥庫入庫開始，到藥品分發(fā)到病人手中，藥物流貫穿醫(yī)院錢、物以及醫(yī)療質量，也就是涉及財務、物管、醫(yī)生、患者等環(huán)節(jié)。如何能將藥品的管理既做到能嚴格按照國家的藥品銷售管理執(zhí)行還能減少與病人的矛盾糾紛，達到質量追溯的目的是筆者多年一直想解決的大難題。
2 現(xiàn)狀分析
醫(yī)院信息系統(tǒng)（His）作為最早走入醫(yī)院的信息技術管理手段，幾經(jīng)升級換代，在建設數(shù)字化醫(yī)院的今天，His作為低層基本支撐系統(tǒng)，成為數(shù)字化醫(yī)院建設成功的關鍵。 而His中的藥品管理子系統(tǒng)又是His系統(tǒng)建設的重中之重。近十年來，各級醫(yī)院的His系統(tǒng)紛紛建成，其優(yōu)勢是藥品的信息管理手段、藥品管理流程出具模型，但經(jīng)過筆者多年的實踐經(jīng)驗和調研分析，藥品的管理在信息流和實物藥品流之間存在很多難以逾越的問題，分析如下圖1：
圖1 藥庫藥品流
2.1 藥物基本流程
在藥庫藥品流中藥庫保管員根據(jù)His系統(tǒng)提示的藥庫的庫存數(shù)量及藥房每月的請領數(shù)量，做出合理的采購計劃。經(jīng)藥劑科主任核準和分管院長審批后由采購員采購。購入的藥品由倉庫保管員驗收入庫，輸入電腦填制藥品商、生產(chǎn)批號等信息與電腦上藥品入庫單核對，核對無誤后進行財務驗收并打印入庫單，入庫單由采購員和庫房保管員共同簽字后連同發(fā)票正本交于藥劑科主任核準后，由藥品會計將核對無誤、手續(xù)齊備的發(fā)票、入庫單交財務科。財務科核對采購合同、發(fā)票、人庫單，等信息對符合付款條件的辦理付款手續(xù)。
藥房領用的藥品由各藥房負責人填制藥品請領單提交給藥庫，藥庫保管員根據(jù)藥庫存量對各藥房清領的藥品數(shù)量進行調整后打印出庫單。
門診藥房根據(jù)門診劃價收費系統(tǒng)錄入的病人處方，按處方內容發(fā)藥并據(jù)以登記藥房藥品出庫數(shù)量金額明細賬。住院藥房根據(jù)各病區(qū)及手術室提交的醫(yī)囑匯總表擺藥并據(jù)以登記藥房藥品出庫數(shù)量金額明細賬及住院病人藥品費用。
從上述藥品管理流程看，His系統(tǒng)設置了較合理的藥品內部會計控制制度，它抓住了藥品的驗收入庫、領用、發(fā)出等關鍵內部控制點，確保入庫單為依據(jù)且由保管員、財會人員共同完成，實現(xiàn)了內控中每筆會計記錄都有據(jù)可依及管物、管賬等相分離原則；辦理付款業(yè)務時需由財務科、院領導審批后才能辦理付款手續(xù)，形成了領導和財務雙向監(jiān)督、聯(lián)合把關的內部會計控制制度。這是醫(yī)院實現(xiàn)信息系統(tǒng)His管理的優(yōu)勢。
2.2 藥品流中存在的問題
剖析我國大多數(shù)醫(yī)院實行的藥品信息化管理，究其根本藥品的實物還停留在人工管理的基礎上，例如藥品入、出庫、藥房發(fā)藥給患者靠人工核對，運營的信息系統(tǒng)僅作為輔助人工處理帳物的工具存在，尚未達到從經(jīng)營決策角度對在院流通藥品管理進行挖掘的層次。這就造成人工發(fā)藥物流、電子流之間不協(xié)同，導致藥品信息化實施的難度，也是醫(yī)院進行HIS建設的大難點。那么，到底難在何處呢？
（1）藥品規(guī)范不統(tǒng)一
眾所周知，我國制藥企業(yè)之間產(chǎn)品同質化現(xiàn)象非常嚴重，往往是一個品種同時有多家制藥企業(yè)生產(chǎn)；而作為醫(yī)院的供應商也不在少數(shù)，許多相同藥品有可能來自不同的供應商，產(chǎn)地、規(guī)格、批號、效期、進貨價等信息的混亂，帶來的直接問題是數(shù)據(jù)庫軟件實施缺乏標準，不能支持對大量的業(yè)務數(shù)據(jù)進行挖掘。例如同一規(guī)格的藥品，批號、產(chǎn)地、效期、進價不一樣比較多見,既要保證財務賬冊收支平衡，還要有藥品質量追溯，處理起來非常棘手。批次、產(chǎn)地、價格不同，藥品調價時，要考慮多戶頭（多條記錄）藥品價格處理的問題，還有由于同類藥品多條記錄帶來的信息傳遞給各臨床醫(yī)生、收款等帶來獲取信息的煩惱，比如說藥房中有一個批號的藥品只剩下1支，而臨床醫(yī)生一次要開6支，是開1支前一批號＋5支后一批號，還是全部6支后一批號呢？如果兩個醫(yī)生同時開前一個批號的一支，最后一個藥房要發(fā)的藥品就會出現(xiàn)庫存不足無法發(fā)藥或者負庫存。
（2）藥品實物流與信息處理電子流脫節(jié)
醫(yī)院藥品管理財務關注焦點與藥品流質量控制脫節(jié)。目前大多數(shù)醫(yī)院在財務管理上采用的是成本核算法，即核算存貨發(fā)出成本和結存成本的方法。與之相適應的是財務、保管人員往往只關心三種狀態(tài)：購進、出庫、在庫的價格，雖然有數(shù)量的管理，信息系統(tǒng)也只是參考對賬的依據(jù)。發(fā)藥崗位人員僅關注所發(fā)藥藥品的金額否與出庫、收款一直，那么醫(yī)療質量所關注的批次、批號、效期、生產(chǎn)廠家等屬性往往就被忽略了。粗放的進銷存管理造成電子流復雜多樣的信息處理與實際藥品流轉之間的脫節(jié)，導致信息庫存窗口記錄雜亂無章，與庫存記錄相關的出庫操作效率就會降低 ，盤點、計劃采購、計劃申領等都帶來一系列的問題
3 設計思路
筆者多年的調查實踐，在與藥劑庫管、會計多年的交流中，深刻體會到崗位不同，關注的焦點很大的差異，造成His系統(tǒng)軟件設計與應用之間的矛盾。如何能將藥品物的管理從粗放型中解放出來，做到信息電子流與實物流一直，最大限度地處理藥品庫存窗口，既能實現(xiàn)真正意義上的賬、實相符，達到實庫存管理模式目的，同時又兼顧醫(yī)療質量，實現(xiàn)患者用藥可追溯的信息化管理。
為此，引入藥品條形碼技術，在入、出庫，藥房發(fā)藥窗口等藥品實物流轉節(jié)點，通過條形碼掃描技術驗證發(fā)藥藥品信息。
4 設計與實現(xiàn)
4.1 規(guī)范藥品信息維護 藥品字典（YK_YPZD）藥品基本信息維護除了包括名稱、規(guī)格、單位、藥庫、藥房包裝等基本信息外，我們在輸入碼（拼音碼、簡碼）的基礎上增加了條形碼的字段。根據(jù)我國現(xiàn)有的藥品包裝條形碼，批號不同的生產(chǎn)廠家相同的同一藥品，其條形碼是一樣的。因此藥品條形碼維護時，生產(chǎn)廠家不同的藥品維護兩個記錄，就計算機而言，生產(chǎn)廠家不同的藥品ID是不同的。見表1
表1 同種產(chǎn)地不同藥品維護記錄
4.2 條形碼的設計規(guī)則
本系統(tǒng)考慮成本、醫(yī)院內部應用的實際以及兼容現(xiàn)有藥品包裝條碼技術，我們采用一維條形碼技術。
藥品條形碼的設計原則，YK_YPZD.藥品ID+其他，形成一維條形碼。西、成藥條形碼形成考慮未來與外部環(huán)境的接軌，全部采用現(xiàn)有包裝的條形碼，維護藥品基本屬性時，在藥品字典（YK_YPZD）掃描維護條形碼屬性。見表2：
表2 藥品條形碼示例
4.3 藥庫藥品實庫存模式設計
總體思路
庫藥品實庫存模式的總體設想是實現(xiàn)藥品的批次管理，這里實現(xiàn)藥品批次管理的核心思路是將對藥品的管理細化到每一個批次而非僅僅是批號，對不同批次藥品采取單獨計價和核算成本，打破傳統(tǒng)的成本核算法籠統(tǒng)計算利潤的模式，真實提取不同批次藥品的利潤率，計算出藥品購銷的真實利潤水平。圖2 批次條碼生成流程
設計方法
在藥庫藥品入庫數(shù)據(jù)表，增加入庫批次字段，系統(tǒng)對每次進貨都以單獨的記錄保存藥品基本信息、進貨批次信息 。在打印入庫單時，同時打印藥品條形碼（信息字典條形碼字段+本次入庫批次）作為本批次藥品條形碼，由庫管人員進行粘貼。見流程(圖2)。
圖3 出庫流程
4.4 藥房藥品實庫存模式設計
總體思路
藥房藥品實庫存設計思想是藥房發(fā)藥流對應批次明細表，明細表分別根據(jù)藥品的不同產(chǎn)地 、不同批次保存藥品的不同進貨價格 、零售價格 、藥品的批號 、效期等。而對于醫(yī)院臨床醫(yī)生、護士站或者收款等提供批次鎖定功能，從而保證批次的唯一性。這就是藥品實庫存管理模式的一大創(chuàng)新，從而解決了藥品實現(xiàn)批次管理，對于同一藥品多條記錄造成藥品處方、醫(yī)囑造成的由于選擇該條記錄缺藥導致臨床信息處理的煩惱，大大解決了醫(yī)院當前藥品信息管理帶來的煩惱。
設計方法：
藥品在藥房的庫存設計兩個表，其中藥房藥品庫存明細表（YF_YPKCMX）字段：藥品ID、名稱、規(guī)格、單位、產(chǎn)地、批號、進
貨價、零售價、效期、條形碼
藥房庫存表（YF_YPKC）：藥品ID、名稱、規(guī)格、單位、零售價。 各工作站發(fā)出的領藥申請取自YF_YPKC表，寫入患者用藥信息明細表，藥房發(fā)藥時根據(jù)傳遞來的藥品ID關鍵字，掃描條碼讀出YF_YPKCMX內的藥品ID，兩關鍵字段藥品ID只要相等，分別減兩庫存，同時將該條碼對應的批次條形識別碼字段寫入患者用藥明細。
圖4 藥房藥品流程
5 總結
5.1 本文創(chuàng)新點
本文在技術實現(xiàn)上兩個創(chuàng)新點：
一個是引入批次識別條形碼技術。藥品實庫存管理是一個新鮮的概念，沒有成形的道路可供參考。根據(jù)筆者多年的經(jīng)驗和查閱大量的藥品管理的文章以及與同行的交流中，藥品要實現(xiàn)批次管理，僅靠信息系統(tǒng)軟件模型是不可能實現(xiàn)的，必須做到藥品物的流轉的電子化，識別物的流轉靠的就是條碼識別手段，架起物流、電子流之間的橋梁，達到實庫存管理模式的目的。本課題就是在藥品驗收入庫時，根據(jù)事先設定的藥品條碼屬性生成新的藥品批次識別條形碼，引入該批次識別條形碼字段，藥品在全院的流轉既能賬實相符、又能達到質量可追溯。
另一個創(chuàng)新點就是藥房庫存設立兩個表，一個批次明細表，另一個是鎖定批次表。鎖定批次表面向各工作站（處方、醫(yī)囑），根據(jù)藥品ID關鍵字，將批次識別條形碼寫入患者對應的明細表。
管理模式創(chuàng)新：打破傳統(tǒng)的成本核算的籠統(tǒng)算法，創(chuàng)新實庫存管理模式
5.2 應用效果分析
通過實庫存管理，可以增強藥房的自我監(jiān)督功能。（1）采用實庫存管理后，醫(yī)院再也不用三月一次盤點，盤點每天都可以進行，可以很方便地查詢每一個藥的理論庫存是多少，少一粒、多一粒或錯發(fā)一粒藥馬上在日報表中體現(xiàn)，而且能定位到是在哪一貨柜哪一種藥在哪些環(huán)節(jié)上出了問題。（2）實現(xiàn)藥品實庫存管理后，為藥劑科與財務科的藥品收支數(shù)據(jù)核對提供了方便，數(shù)據(jù)更加準確明細。（3 ）實庫存管理的實施，使工作流程更加簡捷，有利于各部門日常工作的順利開展和管理，藥房的發(fā)藥差錯率也會大幅度的降低，更重要的是大家增強了工作責任心。
參考文獻
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